La calculatrice d'Excel

• Excel dispose d'une calculatrice intégrée très pratique pour obtenir rapidement le résultat d'un certain nombre d'opérations prédéfinies.

• Pour l'utiliser, sélectionner une plage de cellules et regarder en bas à droite dans la barre d'état d'Excel. La somme des cellules sélectionnées est affichée.

• Il est possible de modifier l'opération à effectuer en faisant un clic-droit sur cette zone.

• Dans les versions récentes d'Excel (supérieures à 2003), tous les résultats des opérations sont affichés en bas de l'écran.

Des dollars dans Excel

• Pour ajouter des signes de dollars ($) aux adresses afin de les rendre absolues, cliquez sur celles-ci dans la barre de formule et utilisez la touche F4.

• Le premier F4 rend la colonne et la ligne absolues, le deuxième rend seulement la ligne absolue, le troisième rend seulement la colonne absolue alors que le quatrième ramène l'adresse relative.

• Vous pouvez sélectionner l'ensemble de la formule ou plusieurs adresses en même temps dans la formule avant de cliquer sur la touche F4.

Saisir la date du jour dans Excel

• Pour saisir rapidement, la date du jour dans une cellule Excel, il suffit d'utiliser le raccourci clavier CTRL ;
• Pour saisir rapidement l'heure, utiliser le raccourci clavier CTRL :
• Pour que la date du jour apparaisse et s'actualise chaque fois que vous ouvrez un classeur, utilisez la formule =AUJOURDHUI().
• Pour l'heure utilisez =MAINTENANT().
• Pour avoir la date et l'heure utilisez aussi =MAINTENANT() et choisissez le format de cellule "date/heure".

Comptons les caractères - La fonction =NBCAR()

• Un programme très léger pour aujourd'hui, il s'agit d'utiliser la fonction =NBCAR().

• Très simplement, cette fonction permet de compter le nombre caractères qu'elle reçoit comme argument.

• Par exemple =NBCAR("toto") renvoie la valeur 4 (il y a quatre caractères dans le mot 'toto').

• On peut aussi demander de compter le nombre de caractères d'une valeur numérique.

• Par exemple =NBCAR(48) renvoie la valeur 2.

• Bien entendu, on peut aussi passer l'adresse d'une cellule comme argument.

• Si la cellule A1 contient le texte 'bonjour', la formule =NBCAR(A1) renvoie la valeur 7.

• Si la cellule A1 contient le texte 'bonjour' et la cellule A2 le texte 'salut', la formule =NBCAR(A1)+NBCAR(A2) renvoie la valeur 12 ce qui est la même chose que =NBCAR(A1&A2).

• Rien de bien compliqué dans tout cela me direz-vous. On verra que compter le nombre de caractères d'une cellule va nous être utile lorsque l'on élaborera des formules permettant de manipuler du texte comme par exemple, remplacer un caractère par un autre, compter le nombre de fois où un caractère apparaît dans une cellule, etc.

Consolidation

• Souvent, on se retrouve avec une série de données pour laquelle on souhaite effectuer une consolidation : une somme, une moyenne...

• Par exemple, une liste d'articles, une liste de codes postaux, une liste de noms... et des données associées.

• Évidemment, cette liste contient de nombreuses saisies multiples : un même article apparaît à plusieurs reprises, un même code postal est sur plusieurs lignes, etc.

• Prenons un exemple simplifié. Voici une liste d'articles que l'on a inventoriés. Elle comporte des codes articles et des quantités relevées. Les codes articles peuvent apparaître plusieurs fois (ils ont été inventoriés à divers endroits, ils sont ici coloriés d'une couleur différente). Le but va être de produire une somme des quantités pour chacun des codes article.

• On souhaite consolider les données sur la même feuille.

• Cliquer sur la cellule où vous voulez consolider les données.

• Cliquer sur le Menu Données et cliquer sur Consolider...

• En haut de la boîte de dialogue Consolider, choisir la fonction de consolidation, par exemple Somme. On peut choisir d'autres fonctions de consolidation : Moyenne, Nombre, Max, Min...

 

• Dans Référence, sélectionner la zone contenant les données à consolider, dans notre exemple A2:B11

• Dans la zone Etiquettes, cocher la case Colonne de gauche. Cela indique à Excel la colonne sur laquelle on va faire la consolidation, ici il s'agit de la colonne Code Art.

• A la finale, on obtient le résultat suivant :

• Les codes articles ont été regroupés et une somme a été calculée pour chacun d'entre-eux. Sur le même principe, on a dénombré le nombre de fois où chaque code article apparaît dans la liste. On utilise pour cela la fonction de consolidation Nombre.